Ironiška, kad laiko valdymas yra problema, kuri liečia visus, bet niekas neturi laiko su ja spręsti. Tačiau verta skirti šiek tiek dėmesio analizei, kaip deginame savo laiką ir ar įmanoma geriau susitvarkyti. Galima efektyviau valdyti laiką darbe, tačiau problema turi būti sprendžiama aktyviai.
Nėra jokių abejonių, kad laikas bėga. Ir kuo daugiau laiko praeina geriau nesiorganizuojant, tuo daugiau prarandame, o kartu ir energijos bei galimybių. Štai kodėl labai svarbu išanalizuoti mūsų darbo dieną, kad suprastume, ar būtina atlikti kokius nors pakeitimus .
21 patarimas, kaip valdyti laiką darbe ir būti efektyvesniam
Laiko valdymas yra sudėtinga problema, kuri svyruoja nuo produktyvumo didinimo iki darbo ir šeimos gyvenimo pusiausvyrą . Tikslas – išvengti perdegimo, susikurti gerus įpročius ir išsikelti ilgalaikius tikslus. Planavimas ir prioritetų nustatymas yra paslaptis, kaip atgauti savo laiko ir gyvenimo kontrolę, nepaisant mūsų profesijos. . Jory MacKay siūlo 21 strategiją geresniam laiko valdymui.
Supratimas, kur baigiasi mūsų laikas
Laiko valdymas nereiškia nerimo ar baimės jį prarasti. Atvirkščiai, reikia suprasti išmintingesnio naudojimo naudą, kaip aiškina MacKay. Iš to kyla pirmoji strategijų ir patarimų grupė:
1. Supraskite, kad laiko valdymas yra svarbus klausimas. Kaip jau minėjome, svarbu ne bijoti gaišti laiką, o suprasti teisingo valdymo naudą.
2. Būkite realistai: kiek darbo iš tikrųjų galite padaryti per dieną? Galime galvoti apie laiką tiesiog kaip apie išteklius, kurių mums reikia didesniais kiekiais, tačiau turėti daugiau laiko nebūtinai reiškia, kad esame produktyvesni. Geriausias būdas jį administruoti – planuoti, ką ir kada dirbsite.
3. Išsiaiškinkite, kur įvyksta laiko nuotėkis. Kuo geriau suprasite darbo dienos eigą, tuo labiau jūsų pastangos paveiks bendrą valdymą.
4. Nustatykite kasdienius tikslus ir pritaikykite stebėjimo sistemas, kurios padėtų suprasti, kaip naudojate laiką. Kai turėsite bendrą viziją, galėsite pradėti keisti savo dieną.
5. Susikurkite motyvuojančią ryto rutiną. Gera rutina pabudus paruošia mus produktyviai darbo dienai: tai teigiamas postūmis, lydintis iki pat vakaro.
6. Atsisakykite kelių užduočių . Tyrimai tai patvirtina: žmogui neįmanoma vienu metu susikoncentruoti ties daugiau nei viena užduotimi. Jei prarandate koncentraciją, prieš grįždami prie pagrindinės užduoties sustokite ir užsirašykite savo mintis.
Suteikite pirmenybę svarbiausiai darbo daliai, o likusią deleguokite
Kai suprantame, kur eina mūsų laikas, turime nuspręsti, kam jį skirti (o kam ne). Dėl šios priežasties MacKay mums pataria:
7. Nustatyti neatidėliotinus darbus. Supratimas, kas reikalauja neatidėliotino dėmesio, o kas nėra svarbu ar skubu, padeda mums susikurti apgalvotą kalendorių.
8. Susidėlioję prioritetus, būkite kategoriški . Pasirinkite savo pagrindinius tikslus ir susitelkite į juos.
9. Kai kurioms užduotims deleguoti naudokite 30X taisyklę . Tai Rory Vaden taisyklė: skirkite 30 kartų daugiau laiko, reikalingo užduočiai atlikti, kad išmokytumėte ką nors kitą tai padaryti. Skirdami laiko mokyti kitą žmogų ir tada deleguoti, sutaupysime 1100 minučių per metus . Arba, kaip sako Vadenas, ROTI (investuoto laiko grąža) padidėjo 733%.
10. Iš savo žodyno paimkite žodį ne . Remiantis Čikagos universiteto paskelbtu straipsniu, pasakymas „nedarau“, o „negaliu“, leidžia mums daug lengviau išsivaduoti nuo nepageidaujamų įsipareigojimų.
Sudarykite funkcionalų dienos tvarkaraštį
Kai bus atlikti pirmieji
11. Nustatykite tvarkaraščius, o ne terminus . Mackay čia pasiskolina patarimo Jamesas Clearas . Užuot siekę termino (ir tada jausti nusivylimą, jei galiausiai nepavyksta laiku), užsibrėžkite prasmingą tikslą ir apibrėžkite veiksmų planą.
12. Kurkite planus remdamiesi laiku, o ne veikla . Suskirstykite sudėtingas užduotis į kiekybiškai įvertinamos trukmės sesijas. Suskirstę dieną į laiko dalis, o ne užduotis, galime pradėti tvarkyti savo tvarkaraštį pagal žinomą datą (arba įsipareigojimą).
Kalendorius yra kažkas riboto. Dieną sudaro tik tam tikras valandų skaičius. Šis faktas tampa aiškus tą akimirką, kai bandome į ribotą erdvę sutalpinti nerealų skaičių dalykų.
-Piteris Bregmanas-
13. Suplanuokite pertraukas ir poilsio laikus. Mums reikia laiko pailsėti ir susitaikyti, kad bus trukdžių. Neatsižvelgti į tai reiškia dirbti chaotiškai. Egzistuoja netikėti įvykiai, o mūsų kūnas įspėja, kai laikas pailsėti. Jei nepaliksime maržos, staiga pamatysime, kad mūsų planai žlugs.
14. Atskiras il maker laikas dal vadovo laikas . Lengva užpildyti laiką įprastomis užduotimis ir nepalikti pakankamai vietos prasmingam darbui. Vienas dalykas yra Daryk kitas yra valdyti .
15. Sugrupuota veikla visą savaitę. Grupuokite panašias veiklas ir pasinaudokite impulsu, kuris atsiranda pradėjus darbą. Taikykite pirmąjį Niutono judėjimo dėsnį produktyvumui: judantis objektas tęsia judėjimą.
Naudokite erdvę, kad motyvuočiau valdytumėte laiką darbe
Kalendorius ir tvarkaraštis nėra vieninteliai laiko valdymo įrankiai, kuriuos turime. Mackay siūlo keletą strategijų, kurios gali būti naudojamos biure, kurios gali turėti įtakos mūsų darbui.
16. Išbandykite metodą spragėsiai atrakinti laiką. Darbo vietos keitimas visą dieną gali būti geras būdas išlaikyti motyvaciją ir produktyvumą. Tai Joel Runyon pasiūlyta technika ir ji veikia taip:
- Ant popieriaus lapo surašykite visus dienos įsipareigojimus.
- Padalinkite šį sąrašą į tris lygias dalis arba dalis (žr. 15 punktą).
- Kiekvienai darbo partijai pasirinkite tris skirtingas stotis.
17. Dirbkite sekdami energetinį savo kūno ritmą. Organizuokite savo darbą jums funkcionaliausiu būdu. Galvok ne tik apie laiko valdymą, bet ir apie tai energijos .
Apsaugokite savo laiką
Niekada netrūks situacijų, kurios bandys užimti jūsų laiką. Laikas turi būti apsaugotas, kad jis nebūtų naudojamas netinkamai. Mackay siūlo tokį patarimą.
18. Pasinaudokite strategine tinginybe, kad dirbtumėte ties tinkamais dalykais . Strateginio tinginystės sąvoka apima pirmenybės teikimą svarbiems darbams ir užduotims ir leisti sau šiek tiek tinginiauti tiems, kurie yra mažiau svarbūs.
Nieko nėra mažiau produktyvu, kaip efektyviai daryti tai, ko iš viso nereikėtų daryti.
-Piteris Drukeris-
19. Automatiškai apginkite savo nesuderinamą laiką. Svarbu pasirūpinti, kad susikaupimo reikalaujantis darbas tęstųsi be problemų ir trukdžių. Šiuo tikslu būtina vengti blaškymosi. Yra įrankių, leidžiančių automatiškai bendrauti su kitais, kai nesate pasiekiami. Arba raskite būdą, kaip pasakyti, kad esate susikaupę ir nenorite būti trikdomi.
20. Pasinaudokite Ivy Lee metodu, kad gerai užbaigtumėte dieną. Ivy Lee rekomenduoja paprastą penkių žingsnių kasdienę rutiną maksimaliam produktyvumui pasiekti.
- Kiekvienos darbo dienos pabaigoje užsirašykite šešis svarbiausius dalykus, kuriuos turite išspręsti kitą dieną. Nerašykite daugiau nei šešių užduočių.
- Išdėstykite šiuos šešis elementus pagal svarbą.
- Kitą dieną sutelkite dėmesį į savo pirmąjį darbą. Užbaikite tai prieš pereidami prie antrojo.
- Tęskite su likusia sąrašo dalimi tuo pačiu būdu. Dienos pabaigoje nebaigtas užduotis perkelkite į kitos dienos sąrašą.
- Kartokite šią procedūrą kiekvieną darbo dieną.
21. Nepamirškite laisvalaikio privalumų. Laiko valdymas – tai ne tik darbas. Norėdami rasti pusiausvyrą darbe, kad būtume sveiki ir laimingi, turime prisiminti laiką, skirtą poilsiui, laisvalaikiui ir socializacija .
Geriau valdyti laiką darbe: galimas iššūkis
Valdyti laiką darbe ir būti produktyvesniam yra iššūkis, kurį gali pasiekti kiekvienas . Tačiau reikia sustoti ir pagalvoti, ką darome, kaip darome ir ko iš tikrųjų norime pasiekti. Daryti nebūtinai reiškia dirbti ar baigti.
Todėl skirkite reikiamą laiką savo rutinos studijoms ir veiklos planams iš naujo. Su šiais nurodymais bus lengviau organizuoti savo darbo ar studijų dieną ir pasiekti geresnių rezultatų.
